Često se ljudi rukovode uvjerenjem da ne možemo planirati ako ne znamo što nas sutra čeka. Zaista je tako, a posljednjih godina svi učimo kako biti fleksibilniji, što je sjajna vještina koja nam olakšava život. S druge strane, podjednako je istinito i to da ako nemamo plan onoga što želimo napraviti ili promijeniti, to se definitivno neće dogoditi. U svakom slučaju – ne nama.
Izgovori
Osnovni izgovor koji najčešće čujemo jest nemam vremena. Međutim, kako praksa pokazuje, nikad nije do vremena, uvijek je do prioriteta. Svima su nam poznate situacije kada netko godinama tvrdi da nema vremena baviti se svojim zdravljem, sve dok ga tijelo u jednom trenutku nije izdalo i natjeralo da leži. Nakon takvog neugodnog iskustva, svatko će, bez odgađanja i izgovora, naći vremena za odlazak na liječnički pregled, terapiju, kontrole. Poznate su i one situacije kada nemamo vremena učiti nove stvari sve dok nova znanja ne postanu preduvjet za povećanje naše plaće ili promjenu pozicije na poslu. Tada lako optimiziramo svoje vrijeme i stvori se nužnih sat vremena u danu koje moramo posvetiti potrebnoj nam edukaciji.
Tu spadaju i situacije kada vjerujemo da nemamo vremena za ljubav. A onda, kada se ona dogodi, odjednom više ne moramo sjediti na poslu do ponoći, istrčavamo točno u 18 sati, a naša efikasnost na poslu uopće ne opada, nego naglo počne rasti. Takvih primjera ima na stotine. Budimo iskreni, iza fraze nemam vremena najčešće stoji izgovor koji mi sebi govorimo kada nam nešto nije prioritet. Pokušajte samo izjavu nemam vremena zamijeniti izjavom nije mi to prioritet i primijetit ćete koliko ćete se drugačije postaviti prema mnogim stvarima.
„Nemam vremena za trening“ mnogo prihvatljivije zvuči nego „Trening mi nije prioritet“, zar ne?! Fraza nemam vremena je mit u koji mi biramo vjerovati.
Vrijeme nikada samo po sebi nije problem, naš osnovni problem je stanje naše svijesti. Ako sebe uvjeravate da je nedostatak vremena problem, on će to i postati. Kada ste, pak, uvjereni da ćete moći pronaći vrijeme, sigurno ćete u tome i uspjeti. Pokušajte i vidjet ćete da vaš mozak zaista vjeruje u ono što mu vi govorite. Što se više oslobađate suvišnih stvari, to više raste vaša unutarnja snaga.
Upravljanje vremenom i prioritetima
Planiranje umiruje naš um i daje nam osjećaj kontrole u kaosu svakodnevnih obaveza. Bez plana smo u opasnosti da nam se život događa bez ikakvog našeg sudjelovanja u njemu. Bolje je imati plan samo na dan, nego nemati nikakav plan. Da biste pravili što manje pogrešaka i smanjili tenziju na dnevnoj razini, svakog se dana koncentrirajte samo na najbitnije zadatke za taj dan. Nije moguće postići apsolutno sve, a dobro je što za tim nema ni potrebe. Radeći svaki dan malu, ali u tom trenutku najvažniju stvar, primijetit ćete da ćete dugoročno postizati velik napredak, i to bez pretjeranog stresa.
Ako svakodnevno imate gomilu stvari koje treba hitno obaviti, shvatite to kao pravi znak koji ukazuje kako vam se život događa umjesto da ga vi sami kreirate. Pokušajte preuzeti kontrolu nad svojim vremenom jer ćete u suprotnom slučaju gubiti puno energije na obaveze i ljude koji to zapravo ne zaslužuju.
Dok sam radila u tvrtci, jedan od faktora po kojem su ocjenjivali našu efikasnost kao lidera bio je monitoring koliko redovito imamo popise hitnih stvari na to do listi. Ako bi negativna ocjena bila česta pojava, to je bio znak da imamo problem s organizacijom i delegiranjem, a ni jedno ni drugo nije išlo u našu korist. Tada sam naučila jednostavna, a važna pravila za bolju organizaciju vremena.
Najefektivnije se planira na tjednom nivou. Svakog ponedjeljka ujutro strukturiram svoje vrijeme pomoću sljedećih pitanja:
Koje obaveze imam ovaj tjedan? Upisujem obaveze u kalendar odmah jer ih poslije mogu zaboraviti.
Što je od toga hitno, a što je zaista bitno učiniti?
Što će dugoročno donijeti najveći efekt, čemu se zaista trebam posvetiti?
Mogu li sve hitne obaveze obaviti sama ili ih mogu nekome delegirati?
Bitno: Za ono što mi je zaista bitno redovito izdvajam vrijeme jer to dugoročno poboljšava moje zdravlje, odnose i kvalitetu života. To je dio moje rutine i o tome više ne razmišljam. U to spadaju pregledi, vježbe, rituali s djecom i vrijeme s obitelji.
Hitno i bitno: Stvarima koje su hitne i bitne posvećujem se čim počne dan – ujutro. Uglavnom su to poslovne obaveze i sastanci s klijentima. Bitne stvari završavam u prvom dijelu dana, dok imam najviše energije.
Nebitno: Stvari koje nisu toliko bitne, ali se moraju završiti, kad god je moguće – delegiram.
Ni hitno ni bitno: Ne tako bitne i ne tako hitne odluke mogu čekati, a često, uz dodatno vrijeme, rješenje postane očito.
Umijeće prepoznavanja razlike između bitnih i trenutačno hitnih stvari jedno je od ključnih za kreiranje šire perspektive i pravilno postavljanje prioriteta u životu.